Reglas básicas de las comunidades de vecinos

Las Comunidades de Vecinos en España normalmente están reguladas dentro de la Ley de Propiedad Horizontal, excepto en Cataluña, donde se rige bajo el código civil de Cataluña.

Este conjunto de leyes se aplica al uso de los espacios que son comunes a todos los vecinos de la comunidad de propietarios. Aunque esa es la normativa general, estas zonas y servicios comunes de las comunidades de vecinos también se rigen por por los estatutos que se aprueban de manera interna en cada comunidad de propietarios y que sirven para organizar el funcionamiento y utilización de dichos servicios y zonas. Gracias a estas leyes y estatutos se mejora la convivencia y se evitan muchos conflictos que se generan en el día a día de una comunidad de vecinos.

 

 

Reglas y principios básicos aplicables a las comunidades de vecinos

• Cada propietario aportará una cantidad  de dinero  que correspondiente a su coeficiente de participación que se refleja en las escrituras de propiedad de cada vivienda. Esta es la manera más habitual de organizar el pago de los gastos de comunidad aunque en los estatutos de cada comunidad de vecinos podría establecerse otro método de pago de estos gastos.
• Los propietarios de las viviendas que componen la comunidad de vecinos tienen la obligación de representar a la comunidad de propietarios ya sean como presidentes o secretarios. Cada comunidad puede organizar la elección de estos cargos según les convenga, de manera rotatoria o de alguna otra manera.
• La junta de propietarios deberá realizar por lo menos una reunión al año para discutir, evaluar y en su caso aprobar las cuentas y los presupuestos. Estas reuniones tambien se podran realizar a solicitud del presidente de la comunidad o si lo solicitan el 25% de los propietarios o un número de propietarios que representen el 25% de las cuotas de participación de la comunidad de vecinos.
• La persona o personas que adquieran una vivienda de segunda mano dentro de una comunidad de vecinos asumirá las deudas y cuentas del año de adquisición de la vivienda y del año anterior. Por este motivo es importante solicitar el estado de las cuentas con la comunidad a la hora de adquirir una vivienda de segunda mano. Esta obligación por parte del vendedor puede no aplicarse en caso de que el comprador lo especifique expresamente.
• Todos los propietarios de viviendas deben facilitar el acceso a su vivienda y dar las facilidades necesarias a los trabajadores de la comunidad que fueran a realizar reparaciones y obras necesarias en los elementos comunes a la comunidad de vecinos.
• Las zonas comunes de las comunidades de vecinos son propiedad del conjunto de los propietarios, por lo que ningún vecino en exclusiva puede dejar objetos que ocupen el espacio ni que bloqueen el acceso del resto de los vecinos a dichas zonas comunes.
• Las actividades que puedan causar niveles de ruido molestos para la comunidad estarán restringidas al horario diurno, quedando prohibidas por la noche. La hora de prohibición de ruidos depende de cada comunidad de vecinos aunque suele ser bastante común que dicha hora sean las 10 de la noche.

 

Estas son algunas de las normas básicas que se aplican en las comunidades de vecinos, la redacción de unos estatutos que se amolden a las necesidades de cada comunidad son básicas para tener una buena convivencia entre todos los vecinos.

Para ayudar a las comunidades de vecinos a realizar esta tarea esta la figura del Administrador de fincas, en www.administradoresdefincas365.es puedes recibir presupuestos de varios Administradores de fincas para que puedas elegir el mejor administrador de fincas de tu zona.

 

 

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• Características de la finca o comunidad de vecinos

• Código postal*
• Edificios/portales*
• Viviendas*
• Locales comerciales*
• Plazas de garaje*

• Otras características de tu comunidad

• ¿Tiene calefacción central?*
  • Sí
  • No
• ¿Desea reducir los costes de mantenimiento de calefacción central?
  • Sí
  Recibirá un máximo de 3 presupuestos.
• ¿Piscina?*
  • Sí
  • No
• ¿Desea reducir los costes de mantenimiento/reforma de piscinas para su comunidad?
  • Sí
  Recibirá un máximo de 3 presupuestos.
• ¿Zonas comunes?*
  • Sí
  • No
• ¿Desea reducir los costes de limpieza de su comunidad?
  • Sí
  Recibirá un máximo de 3 presupuestos.
• ¿Tiene zonas verdes?*
  • Sí
  • No
• ¿Desea reducir los costes de jardinería de su comunidad?
  • Sí
  Recibirá un máximo de 3 presupuestos.
• ¿Alumbrado en zonas comunes?*
  • Sí
  • No
• ¿Desea reducir los coste de electricidad? puede suponer una reducción del 40% en algunos casos.
  • Sí

• Sus datos de contacto

• Nombre y apellido*
• Relación con la finca*
  Presidente/a Vicepresidente/a Vecino/a Otro
• Teléfono de contacto*
• Email de contacto*
• Número de presupuestos de Administradores de fincas que desea*
  3 5 10

 

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Cómo elegir el nuevo gestor o administrador de fincas para tu comunidad de propietarios

¿Estás buscando administradores de fincas para contratar, pero estás hecho/a un lío? ¿No sabes qué debes mirar, más allá del precio, ni cómo obtener valor por tu dinero y el de tus vecinos?

Aunque todos dependemos, de una u otra manera, de la administración de fincas, pocos son los propietarios que tienen los conocimientos suficientes para evaluar el trabajo de su administrador, así como qué puntos tener en cuenta a la hora de elegir alguien que se encargue de gestionar los menesteres de la comunidad.

Por eso, en ADF365 hemos decidido elaborar esta guía con el consejo de distintos administradores profesionales. El objetivo es ayudarte a entender qué tareas ha de ejecutar el administrador de fincas y cómo; ayudarte a entender qué valorar a la hora de elegir un administrador de fincas.

A continuación, resumimos los puntos más importantes dentro de cada grupo de requisitos a evaluar:

Requisitos personales del administrador de fincas

• Pertenencia al colegio de administradores de fincas: número de colegiado y año de alta.

  No es obligatorio que un administrador de fincas esté dado de alta en el Colegio Oficial de su zona, aunque esto suele ser una señal de profesionalidad y garantía de que se está al día de las modificaciones legales y los criterios comúnmente aceptados en todos los aspectos de la administración de fincas; además de contar con todo el soporte técnico que ofrece un colegio profesional.

• Alta en la Agencia de Protección de Datos. Medidas de seguridad de que dispone. Copias de seguridad: periodicidad y número archivado

  Toda organización que recoja y maneje datos personales debe dar de alta sus ficheros de recolección de datos en la Agencia Española de Protección de Datos para cumplir con la LOPD, que vela por la seguridad y derecho a la intimidad de nuestros datos de carácter personal.

  Podemos preguntar sobre este tema, cada vez más importante, al futuro cargo gestor de la comunidad de vecinos, que será el encargado del tratamiento de nuestros datos y de su guarda, por lo que deberíamos asegurarnos de que se realizan las debidas copias de seguridad de los datos relativos a la comunidad con una periodicidad adecuada.

  No se debe olvidar que el responsable de los datos es la propia comunidad de propietarios.

• Seguro de Responsabilidad Civil

  El seguro de Responsabilidad Civil protege a la Comunidad de Propietarios en caso de que el administrador le cause perjuicio, cometa infracción o incurra en ilícito de alguna normativa legal.

  Este seguro puede ser propio o proporcionado por el CAF.

• Años de experiencia en administración de fincas

  Como en cualquier actividad, la experiencia es un grado importante. Aunque también se ha comprobado que, en ciertas ocasiones, es un arma de doble filo. A veces nos encontramos con administraciones de fincas con un recorrido de muchos años que se han instaurado en cierta comodidad y se relajan de cara a sus clientes. Al mismo tiempo, un profesional que esté en los inicios de su carrera puede que se aplique con más ganas y dedicación para suplir la falta de experiencia.

  Es un apartado complicado de valorar, por lo que el “feeling” personal jugará un papel importante a la hora de valorar este requisito.

• Despacho propio o pertenencia a una entidad profesional. Número de socios y empleados

  Un despacho perteneciente a una entidad grande puede ser señal de una trayectoria correcta, pero la cercanía que ofrece un despacho más pequeño y local puede suponer un extra importante de atención.

• Sometido o no a auditoria interna o externa

  Es una garantía que la empresa de gestión de fincas que contratemos está auditada por algún agente externo. Garantiza el cumplimiento de las normas legales y comúnmente aceptadas; no obstante, no es nada frecuente contar con este servicio de auditoría.

Otros requisitos

1. Titulación
   Legalmente se establece en la Ley de Propiedad Horizontal, Artículo 13, que un administrador profesional debe contar con una cualificación profesional reconocida legalmente. En el caso de una persona física o entidad jurídica, debe contar con al menos una persona física que cumpla esta condición, pero puede ayudarse de colaboradores de menor cualificación.

   Economistas y abogados suelen ser las carreras profesionales con las que cuentan la mayoría de los profesionales del sector.

2. Contacto usual con la comunidad
   Una comunidad de propietarios es algo vivo, en la que surgen problemas a menudo. El contacto directo del administrador con la comunidad de vecinos le permite conocerla y hacerse cargo de sus problemas y ofrecer soluciones personalizadas; por lo que resulta esencial para el buen funcionamiento de la finca y la comunicación propietarios-administrador.
3. Exclusividad de la administración de fincas o compartida con otra actividad profesional o dependiente
   Otro punto importante a valorar es si el profesional se dedica en exclusiva a la labor que queremos que desarrolle o si la realiza como un extra de otra actividad profesional o no. Cuanta más dedicación tenga en el servicio que estamos buscando, más centrado estará en él.
4. Dispone de asesoría (contable, administrativa, fiscal, laboral) o realiza la gestión directa
5. Referencias
   Algunos administradores de fincas subcontratan con despachos especializados las labores administrativas y contables y se centran en la gestión de las comunidades que lo han contratad. Esto proporciona al administrador dos ventajas importantes:
   • Se pueden centrar en la gestión de la comunidad: su conocimiento, atención al cliente, solución de problemas.
   • Las labores administrativas las realizan personal especializado, lo que les permite el mejor conocimiento de la cada vez más cambiante legislación y proporcionar mayor calidad.

Relaciones con la comunidad de propietarios

• Gestión/atención a la junta directiva en sus oficinas

  Parte importante de la relación con la Junta Directiva de la comunidad, elegida por los vecinos para resolver con la administración los asuntos comunitarios, es un horario flexible y amplio para poder reunirse. Es por tanto importante definir de antemano los días y horario en que esto se pueda producir.

• Gestión/atención a propietarios en sus oficinas

  Aunque es la Junta Directiva quien en general hará de enlace entre administradores y propietarios, éstos también tienen derecho y necesidad de acudir a las oficinas para resolver sus consultas y problemas privativos o comunitarios. Al igual que en el caso anterior, definir en qué horario tienen esta opción evitará problemas a largo plazo.

Otros servicios

1. Servicio veinticuatro horas
   Hace unos años algunas empresas administradoras de fincas comenzaron a ofrecer el servicio de atención 24 horas. Aunque rara vez se necesite, es importante saber que en caso de emergencia se podrá contar con la persona a cargo de nuestro inmueble.
   En algunas ocasiones este servicio supone un coste extra, pero puede resolver problemas de emergencia. Una alternativa incluso más rápida y efectiva es disponer en la comunidad, en sitio visible y accesible, los teléfonos de los diferentes servicios que pueden resolver una emergencia (bomberos, policía, mantenedores de las instalaciones, etc). A este respecto, debe considerarse que el administrador es un intermediario que solamente puede, conociendo el problema, llamar a quien tenga capacidad para resolverlo (realmente el mantenedor de la instalación afectada) y encargarle la solución.

Gestión operativa del gestor

• Número de visitas mensuales a la comunidad

  No sólo es importante que un administrador esté disponible para que la Junta Directiva o cualquier propietario pueda acudir a sus oficinas. Es igual de importante que tenga el interés necesario para acudir a la finca con regularidad para comprobar “in situ” el estado de la finca y sus instalaciones, evaluar lo pendiente y definir nuevas actuaciones.

• Gestión y control de reparaciones, obras, suministros y consumos: negociación de ofertas con proveedores, supervisión y control de la obra, control de stock y gestión de suministro

  Se debe intentar anticipar con la Junta Directiva qué obras son necesarias y cuándo se deben acometer. Llegar a la mejor solución técnica y económica para acometer las mismas, y controlar su correcta ejecución en plazo.

• Relación independiente con proveedores

  Los suministros y las obras son dos de los mayores desafíos a los que se enfrenta una comunidad. Su correcta gestión repercutirá directamente en la cuota de comunidad de cada propietario, número de derramas y su coste.
  En este punto es vital que el administrador sea imparcial y presente siempre una amplia opción de ofertas. En ADF365 lo ponemos fácil con nuestros servicios de petición de presupuestos para luz, jardín, mantenimiento, vigilancia…
  El poder ahorrarse hasta un 35% en la factura de electricidad de la comunidad, o un 22% de media en todos los mantenimientos, es algo por lo que debe velar la administración de fincas.

Otras gestiones operativas

1. Organización de actividades: portería, conserjería, limpieza…
2. Control de las infraestructuras de la finca: vigilancia de instalaciones y elementos
3. Gestión del mantenimiento general y de las instalaciones: control preventivo y gestión correctiva
4. Gestión ornamental, limpieza y control de la finca
5. Control de empleados de la finca

Gestión administrativa para la comunidad de vecinos

• Archivo documental disponible para los comuneros: disponibilidad y condiciones

  Los propietarios siempre han tenido el derecho de acceder a la documentación de su comunidad para consumir o comprobar lo que deseen. Si hay plataforma informática este archivo pierde valor, excepto en datos históricos: la cuestión es cuántos años se deben guardar y donde; esto debería decidirlo la comunidad de propietarios.
  Conviene aclarar, también, que existen ciertas ocasiones en que entra en juego la LOPD, por lo que la cesión de datos de la comunidad puede no ser tan directa como se desearía.

Otros

1. Convocatoria de Juntas de Propietarios, Secretario de la Junta de Propietarios, gestiones legales
2. Gestionar y controlar contratos con proveedores, seguimiento contratos vigentes
3. Gestión de Recursos Humanos: realización de nóminas, cotizaciones sociales, IRPF…
4. Negociaciones con el personal
5. Declaraciones de impuestos, gestión ante organismos oficiales locales, regionales, nacionales.
6. Gestión de subvenciones; en su caso, coste
7. Reclamación de siniestros al seguro de la finca

Gestión financiera y contable por parte del administrador

• Realizar los pagos previa verificación de la obra, suministro o servicio

  Si antes comentábamos la importancia de una transparencia en cuanto a suministros y ejecuciones de obras o contratación de suministros, la última fase es la verificación y pago de los mismos. El administrador verificará que las facturas son correctas, el plan con los servicios u obras ha sido llevado a cabo satisfactoriamente, y el abono final al prestador de servicios o empresa suministradora.

• Realizar la liquidación del ejercicio y rendir cuentas a la Junta General de Propietarios

  Dado que la cuota se fija anualmente en la Junta Ordinaria una vez fijado el presupuesto del ejercicio al que se añadirán, en su caso, las derramas que se aprueben (obras y reparaciones no ordinarias o extraordinarias), y que el resultado final de la ejecución del presupuesto o de la obra extraordinaria puede ser diferente; el administrador deberá preparar y presentar a la Junta Ordinaria de Propietarios, las cuentas correspondientes y liquidar estas para que quede finalmente determinada la cuota parte que corresponde a cada propietario y, por diferencia entre la cuota pagada y el resultado final de la ejecución, el saldo a su favor o en su contra que le corresponde. Estas cuentas y su liquidación deberán ser sometidas a votación y eventual aprobación, así como la decisión a tomar por los propietarios sobre sus saldos: si devolverlo en caso de que sea a su favor, dejarlo como fondo para futuros ejercicios, o reponer los saldos negativos para no descapitalizar la comunidad de propietarios.

• Control, seguimiento y gestión de impagados

  Es una realidad que en muchas comunidades de vecinos existen o existirán morosos e impagos. Atajar y solucionar estos casos lo antes posible evitará muchos quebraderos de cabeza a corto y medio plazo. Es importante conocer cada caso y que nuestro gestor reclame y persiga el pago de la deuda de manera amistosa antes de recurrir a la reclamación por la vía judicial en caso de que el propietario se niegue a cumplir con su obligación.

Otros

1. Preparar los presupuestos anuales de la comunidad
2. Emisión de recibos mensuales y su cobro
3. Llevar la Contabilidad de la comunidad de acuerdo el Plan General Contable
4. Seguimiento del Presupuesto y del Plan de Tesorería, proponiendo las medidas correctoras que sean necesarias
5. Informar periódicamente del estado patrimonial y presupuestario
6. Presentación trimestral de cuentas
7. Efectuar cuantos estudios económico- financieros sean solicitados
8. Proporcionar cuantos documentos sean requeridos y necesa¬rios para la adecuada verificación de cuentas y de gestión

Gestión de incidencias

1. Comunicación de incidencias: telefónica, correo electrónico, buzón electrónico. Acuse de recibo y tiempo de respuesta
2. Tiempo de respuesta en la gestión de obras, reparaciones e intervenciones en la Comunidad: seguimiento, control e informe

Plataforma Online de la administración de fincas

Las nuevas tecnologías están presentes en todos los ámbitos, y la administración de fincas no es una excepción; al contrario, se abre un amplio mundo de transparencia, información y comunicación.
Han ido apareciendo plataformas que permiten una comunicación más fluida, barata y segura entre ambas partes, así como acceso a la información sobre los diversos aspectos de la comunidad de propietarios: estatutos, convocatorias de juntas, actas de juntas, cuentas, liquidaciones, recibos, comunicación de incidencias, contratos, facturas….
Estas plataformas facilitan el trabajo a los administradores de la finca y toda la información a los vecinos. Es, por tanto, un punto importante en cuanto a transparencia y eficiencia.

Otros

1. Documentos generales (estatutos, escritura de propiedad horizontal, actas, convocatorias de juntas, etc.).
2. Recibos emitidos por propietario
3. Facturas
4. Movimientos bancarios
5. Seguros Sociales
6. Modelos tributarios
7. Presupuestos
8. Cuentas trimestrales y anuales. Liquidaciones anuales
9. Informes económicos
10. Mayores contables
11. Contratos
12. Certificados IRPF por arrendamientos (alquileres) de viviendas
13. Seguimiento buzón de incidencias
14. Seguimiento contratos vigentes
15. Presupuesto y seguimiento de presupuesto (periodicidad)

Oferta económica

1. Precio ofertado (IVA excluido)
2. Número de juntas extraordinarias sin coste
3. En su caso, precio por junta extraordinaria adicional (IVA excluido)

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El Acta de la Junta de Propietarios

El apartado primero del Art. 19 de la Ley de Propiedad Horizontal dispone que “los acuerdos de la Junta de Propietarios se reflejarán en un libro de Actas diligenciado por el Registrador de la Propiedad”; el apartado segundo, las “circunstancias” que debe recoger entre las que resultan de especial importancia los acuerdos adoptados “con indicación, en caso de que fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieran votado a favor y en contra de los mismos, así como las cuotas de participación que respectivamente representen”; y el apartado segundo del Artículo 18 que “estarán legitimados para la impugnación de estos acuerdos (los impugnables) los propietarios que hubiesen salvado su voto en la junta, los ausentes por cualquier causa y los que indebidamente hubiesen sido privados de su derecho de voto”.
El Artículo 13, por su parte, al definir los órganos de gobierno de la comunidad señala que deberán elegirse en la junta y podrán establecerse en ella; también que el Presidente ostentará la representación legal de la comunidad en juicio y fuera de él en todos los asuntos que le afecten.
Estos son los objetivos fundamentales que asigna la Ley al Acta de La Junta de Propietarios: reflejar los acuerdos adoptados con sus respectivas votaciones y los órganos de gobierno elegidos o nombrados y su composición; nada impide, sin embargo, que pueda reflejar toda aquella circunstancia o hecho ocurrido durante el desarrollo de la junta de propietarios que el Secretario, o el Presidente de la comunidad de propietarios, o cualquier vecino consideren convenientes por más irrelevante que fuera, pero ocurre que no tienen efecto legal ninguno y solamente ocupan espacio en el acta y distraen al lector de su verdadero objeto.
De hecho, no es raro ver Actas que cuentan verdaderas historias de lo acaecido en la junta, enfrentamientos entre vecinos incluidos, como incidiendo en la cuestión, y poco y mal de lo acordado.

Muy importante en el acta son los aspectos formales que afectan a la validez de los acuerdos o a su valoración a efectos de las mayorías necesarias, algo que la práctica dice que se cuida poco.

En definitiva, para que el Acta sea operativa y válida se debería limitar a recoger escuetamente los siguientes puntos:

1. Privaciones de voto realizadas: propiedad, nombre del propietario y causa por la que se le priva de voto.
2. Nombramientos, o remociones, de cargos, identificando la propiedad y el nombre. Esto es muy importante porque para toda actuación legal del Presidente se exigirá su acreditación mediante el Acta de nombramiento.
3. En su caso, establecimiento de órganos de gobierno: cuales y con qué atribuciones se crean.
4. Propuestas votadas y resultado obtenido. Importantísimo:
   1. Lista de asistentes, propietarios o representantes, con indicación de su coeficiente de participación.
   2. La propuesta que se someta a votación detallada e inequívoca y corresponder, en su contenido, con el del punto del día de la convocatoria de la junta.
   3. El resultado de la votación. Si fuera relevante para la validez del acuerdo, es decir si no hubiera una mayoría muy clara o en especiales situaciones relevantes como el establecimiento de un ascensor o una obra de accesibilidad por ejemplo, deberá indicar nominalmente el sentido del voto de cada asistente legitimado con la respectiva cuota de participación.
   4. El Secretario no está obligado a calificar el resultado (como aprobado o no), especialmente cuando puedan existir dudas razonables sobre el tipo de mayoría que sería exigible según la Ley; es más, en mi opinión debería abstenerse porque al calificar asume una responsabilidad que le es ajena tomando partido por una de las partes en disputa.
   5. Salvedades que señalen los propietarios, con indicación de la propiedad y nombre del propietario.
5. Cierre del Acta: firma, que no visto bueno, del Presidente y del Secretario.

Finalmente recordar que el Acta es subsanable, en sus defectos o errores, antes de la siguiente Junta en la que deberá ratificarse la subsanación ante los órganos y el administrador de fincas.

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